Política de Privacidade

Esta política se aplica ao uso do Oikogenea, incluindo painel web, editor de heredogramas, formulários familiares, geração de PDFs e relatórios. O produto pode tratar dados pessoais e dados pessoais sensíveis quando profissionais cadastrados registram informações clínicas, familiares, genéticas ou de saúde.

Os dados dependem do uso feito por cada profissional ou instituição. Em geral, o sistema pode tratar dados de conta, configurações de usuário, heredogramas, histórico familiar, diagnósticos, fenótipos HPO, CID-10, genes, observações clínicas, respostas de formulários e documentos gerados no fluxo de atendimento.

Para criar uma conta pedimos nome completo, email, senha, profissão e, quando for o caso, especialidade. Guardamos também a data e a versão dos Termos e desta Política que você aceitou, e se aceitou receber novidades por email, uma escolha separada que pode ser desfeita a qualquer momento, em Perfil ou pelo link de descadastro presente em cada email de novidades. Os emails de novidades podem ser enviados por um serviço de email contratado para isso, que recebe apenas o nome, o email e a profissão de quem aceitou recebê-los. Emails sobre a conta, como confirmações e recuperação de senha, não dependem dessa escolha. A senha é guardada apenas em forma cifrada (hash), que não permite recuperá-la.

Enviamos um email com um link para confirmar o endereço; a conta só ativa o aplicativo depois dessa confirmação. Para limitar cadastros automáticos, o endereço IP de quem cria uma conta é registrado e apagado em até 24 horas. Dados de cobrança só são pedidos se você contratar o plano profissional; veja Assinatura e dados de cobrança, abaixo.

Ao ativar o aplicativo, registramos o nome do computador e um identificador da instalação, para controlar o limite de computadores por conta. Na página de Downloads contamos quantas vezes cada instalador é baixado por dia, sem registrar quem baixou.

O plano profissional é pago pelo Pix Automático. Para assinar, pedimos os dados de quem paga: se é pessoa física ou jurídica; o CPF e o nome completo, ou o CNPJ e a razão social; um email e um telefone com DDD para a cobrança; e o endereço de cobrança (CEP, rua, número, complemento, bairro, cidade e estado). Guardamos também o código IBGE do município, que acompanha o CEP. O email de cobrança pode ser diferente do email da conta. Quando o contratante é uma empresa, pedimos também o nome, o CPF e o cargo do representante legal que aceita o contrato em nome dela.

Registro do aceite do contrato. Ao aceitar o Contrato de licença de uso, guardamos o texto exatamente como foi apresentado, com os dados do contratante, a versão do contrato e dos documentos que ele incorpora, a data e a hora, o endereço IP e a identificação do navegador. Esse registro comprova a contratação, fica disponível para o contratante em PDF na página Assinatura e é mantido pelo prazo exigido pela legislação civil e fiscal, mesmo depois do fim da assinatura.

Esses dados servem para criar e manter a cobrança, emitir documentos fiscais, avisar sobre pagamentos recusados, cancelamentos e o fim do plano, e resolver dúvidas sobre a assinatura. Não são usados para comunicações de novidades nem compartilhados para marketing.

Instituição de pagamento. A cobrança é feita pelo Asaas (Asaas Gestão Financeira Instituição de Pagamento S.A.), que recebe os pagamentos. Enviamos a ele os dados de cobrança informados na contratação: o nome ou a razão social, o CPF ou CNPJ, o email, o telefone e o endereço, necessários para cadastrar quem paga, criar a autorização do Pix Automático e emitir a nota fiscal de serviço, que o Asaas transmite à prefeitura. Pedimos que ele não envie emails nem mensagens por conta própria: os avisos da assinatura são nossos. Quando os dados de cobrança são alterados na página Assinatura, a alteração também é enviada ao Asaas. O pagamento em si acontece no aplicativo do seu banco: não temos acesso a senhas nem saldos. A cada pagamento, o Asaas nos envia uma confirmação com data, valor e identificadores da cobrança, que guardamos como registro; os detalhes da transação Pix que ela pode trazer são descartados antes do registro. Os dados bancários de quem paga ficam sob a política de privacidade do próprio banco e do Asaas.

Busca do endereço pelo CEP. Ao digitar o CEP no formulário, nosso servidor consulta um serviço público de CEP (ViaCEP e, se estiver fora do ar, BrasilAPI) para preencher rua, bairro, cidade e estado. A consulta envia somente os 8 números do CEP, feita pelos nossos servidores: nenhum nome, documento, email ou outro dado seu vai junto, e o seu navegador não se comunica com esses serviços. Todos os campos podem ser preenchidos ou corrigidos à mão.

Você pode alterar o email, o telefone e o endereço de cobrança a qualquer momento em Assinatura › Dados de cobrança. O nome e o CPF ou CNPJ ficam como na autorização do banco; para trocar quem paga, é preciso cancelar e assinar de novo.

Os dados são usados para autenticação, controle de acesso, criação e armazenamento de heredogramas, organização de formulários familiares, geração de documentos, suporte técnico, segurança operacional e melhoria do produto. O Oikogenea não deve ser usado como substituto do julgamento clínico do profissional responsável.

O produto usa infraestrutura técnica e serviços necessários para hospedagem, armazenamento, segurança e funcionamento da aplicação. A página de LGPD e segurança descreve a infraestrutura declarada e os controles operacionais atualmente visíveis no sistema.

Hospedagem e cópias de segurança. O site, o serviço de formulários e o email são hospedados pela Hostinger International Ltd., em servidores localizados no Brasil. O provedor faz cópias de segurança automáticas de todo o ambiente, incluindo os bancos de dados de contas, assinaturas e formulários, e as armazena nos Estados Unidos. Isso constitui transferência internacional de dados pessoais, inclusive das respostas dos formulários, que permanecem criptografadas nessas cópias. A transferência é feita com base nas cláusulas contratuais padrão adotadas pelo provedor em seu acordo de tratamento de dados. Os dados clínicos que ficam no computador do profissional, como pacientes, heredogramas e documentos, não estão nessas cópias, porque não ficam em nossos servidores.

Para quem assina o plano profissional, o Asaas processa a cobrança pelo Pix Automático e a emissão da nota fiscal, e os serviços públicos de CEP ViaCEP e BrasilAPI recebem apenas o número do CEP digitado. O que cada um recebe está descrito em Assinatura e dados de cobrança.

As páginas públicas do site — a landing, as páginas de entrada e de solicitação de acesso, as páginas legais e o editor gratuito de heredogramas — usam o Google Analytics para medir uso. São registradas visitas e ações como abrir o editor, salvar ou exportar um heredograma, além do que a própria ferramenta coleta, como tipo de dispositivo, navegador, origem do acesso e localização aproximada derivada do endereço IP. Para isso são gravados cookies no navegador de quem visita.

A medição registra que uma ação aconteceu, nunca o seu conteúdo. No editor gratuito, os heredogramas ficam gravados apenas no navegador de quem desenha: não são enviados aos nossos servidores nem ao serviço de medição. Nenhum nome, diagnóstico, gene ou outro dado de paciente é transmitido — no caso da exportação, registra-se apenas o formato escolhido.

As áreas autenticadas do aplicativo, onde ficam os dados clínicos, não carregam a medição.

A medição depende do seu consentimento. Na primeira visita, um aviso pergunta se você aceita; enquanto você não aceitar, o Google Analytics não é sequer carregado e nenhum cookie de medição é gravado. A escolha fica registrada por seis meses e pode ser alterada a qualquer momento: rever minha escolha sobre cookies.

Se você aceitar, o Google atua como operador nesse tratamento e pode processar os dados fora do Brasil. Cookies estritamente necessários, como o de sessão que mantém a pessoa autenticada e o que guarda a sua resposta a este aviso, são gravados independentemente da escolha, por serem indispensáveis ao funcionamento do site.

As páginas públicas do site têm um balão Fale conosco, um chat com a nossa equipe que roda nos nossos próprios servidores, sem serviço de terceiros. Enquanto você não escreve nada, nada é enviado: as páginas que você abre nesta visita ficam anotadas apenas no seu navegador. Ao enviar a primeira mensagem, passamos a guardar a conversa e, para poder ajudar com contexto, a página em que você está e as que visitou nesta aba, de onde veio (o site que o trouxe até aqui), o idioma e o fuso horário do navegador, o tipo de dispositivo e navegador, o tamanho da tela e o endereço IP. Nome e e-mail são opcionais: servem para responder por e-mail se você sair do site antes da resposta. Se você estiver com a conta conectada, a conversa fica associada a ela.

Se você aceitou os cookies de medição, o mesmo consentimento permite que a equipe veja, enquanto você navega, que há um visitante no site e em qual página: um identificador aleatório desta aba, a página atual e as anteriores nesta visita, de onde veio, dispositivo, navegador, idioma, fuso horário e IP. Com isso, alguém da equipe pode abrir o chat e oferecer ajuda antes que você escreva. Esses registros de presença são apagados 30 minutos depois que você sai do site, a menos que uma conversa tenha começado, quando passam a fazer parte dela. Se você recusar ou rever a escolha sobre cookies, essa presença deixa de ser enviada na hora e nada é registrado até que você escreva.

Um identificador da conversa fica no seu navegador para que ela continue na próxima página e na próxima visita; ele não é usado para medição nem compartilhado. Conversas encerradas são eliminadas automaticamente após 12 meses, ou antes, a pedido, pelo contato de privacidade. Quem opera o chat pode excluir uma conversa a qualquer momento.

Os dados permanecem associados à conta do usuário enquanto forem necessários para o uso do produto, obrigações aplicáveis, suporte ou preservação de registros legítimos. Solicitações de acesso, correção, exportação ou eliminação devem ser enviadas para o contato de privacidade.

Solicitações de acesso ao Oikogenea. Quem pede acesso pelo site informa nome e email e, se quiser, instituição, função e área de atuação; registramos também o endereço IP e o navegador, para limitar abusos no formulário. Se a pessoa não chega a criar uma conta, a solicitação e os convites enviados a ela são eliminados automaticamente 12 meses após a última atualização, ou antes, a pedido, pelo contato de privacidade.

Formulários de história familiar. As respostas enviadas pelo paciente ficam nos nossos servidores apenas até o profissional importá-las para o computador dele: a importação apaga a cópia do servidor. O link do formulário vale 30 dias; formulários não respondidos são eliminados automaticamente em até 7 dias depois que o link expira. Respostas enviadas e nunca importadas são eliminadas automaticamente 90 dias depois do envio; aos 60 dias, o profissional recebe um aviso por email para importá-las. O profissional também pode excluir um formulário a qualquer momento pelo aplicativo.

Cópias de segurança. O provedor de hospedagem mantém cópias diárias por 7 dias e cópias semanais por cerca de 6 semanas, eliminadas automaticamente ao fim desses prazos. Por isso, um dado excluído do sistema, como um formulário importado ou apagado pela rotina de retenção, pode permanecer nessas cópias por até sete semanas antes de desaparecer delas. Se for preciso restaurar uma cópia, as exclusões feitas depois dela são refeitas, para que dados já excluídos não voltem a ficar disponíveis.

Dados de cobrança. Os dados de quem paga e o histórico de pagamentos de cada assinatura são mantidos enquanto ela existir e, depois do fim, pelo prazo exigido pela legislação fiscal e contábil, mesmo que a conta seja excluída. Tentativas de assinatura que não chegaram a ser pagas não geram obrigação fiscal e podem ser eliminadas a pedido, pelo contato de privacidade.

Os demais dados clínicos — pacientes, heredogramas, fichas e documentos — ficam no computador do profissional e não são armazenados por nós.

Quando aplicável, titulares podem solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio, eliminação, portabilidade e informações sobre compartilhamento. Como o sistema é usado por profissionais e clínicas, algumas solicitações podem exigir validação com o responsável clínico ou institucional pelo atendimento.

Para solicitações relacionadas a privacidade e proteção de dados, entre em contato pelo email suporte@oikogenea.com.